在大数据和云时代,数字化是物流行业发展的主旋律,也是面临经济增长缓慢、行业竞争加剧和用户需求日益个性化的有效应对策略,企业唯有顺势而为,拥抱大势,才能赢得更好的发展机遇。
物流企业文档的数字化是转型的基础环节,但大多数企业的文档管理还处于初级阶段,没有完善统一的文件管理机制,“核心数字资产”易流失,严重阻碍了物流企业数字化进程。目前存在的问题具体表现如下:
01文档分散,缺乏统一的管理
物流公司分支机构众多且分散,业务流程复杂,每天产生大量的电子文档,如物流单据、票据、货物订单、仓库报表等,这些文档通常是粗放式管理或无管理状态,零散地存储在不同员工不同设备里,缺乏统一的存储和管理。一旦电脑中病毒、硬件损坏或者人为误操作,容易导致仓库订单信息及客户信息的丢失。
02文档版本管理混乱
仓库报表等需要经常被调用,也会根据实际需求被不断的修改,往往造成文档版本繁多。如果稍不注意就容易发生用错文档版本的情况,就会给业务带来不必要的麻烦,甚至损失。
03文档权限管理缺失
物流企业部门、人员机构复杂,缺乏规范、有效的权限管理制度,导致机构文档泄密,给企业带来巨大损失。
04无法满足移动办公需求
物流企业员工经常在外,即便携带电脑和移动存储设备也往往不能及时获取最新资料,或者文件拷贝不全,影响工作的开展。
05分享不畅
日常工作中,多数员工仍然习惯通过邮件、微信、QQ等共享文档,但是这样只能共享少量文档,大多数电子文档流转困难,处于封闭状态。导致企业员工无法基于文档进行高效共享和协助,充分释放文档价值。
06跨地域协作低效
物流企业跨地域分支机构协作时,各个业务部门相互独立,缺乏一个有效的协作平台,无法做到实时信息沟通,易出现信息滞后,造成信息不对称,文件安全也难以保障。
35云门户是企业数字资产管理与应用平台,可以帮助物流企业实现数据安全管控和知识积累,提高信息共享和数据流转效率,让全业务链的协作更加简单高效,提升服务水平,增强企业核心竞争力。
1建立物流企业文档统一存储平台
统一管理货物单据、财务文件、客户信息等企业所有文件,根据文件类型、属性等进行分类管理,避免重要文件的丢失、损坏。
2版本管理
从收货、仓储到运输、交付,帮助物流企业管理文件的全生命周期,详细记录文件日志,掌握文件动态。当文件被修改或更新时,可自动更新版本并展现最新信息,让物流企业实时掌控业务进程,避免出错。
3严谨的权限体系
可按照组织架构进行层级管理,进行灵活、全面的权限控制,方便对不同分公司、部门的人员进行权限设置,进行统一的多维度多层次管理,确保所有文档操作均受到有效管理,保障企业文档的安全性,避免丢失、泄露等。
4随时随地移动办公
横跨Web、Windows、Linux、Android、iOS等多平台,只需要一个浏览器,即可登录访问,打破对地域空间限制,满足跨部门、跨地域的办公需求。
5搭建共享平台
搭建一个安全的文件共享空间,支持按照企业组织架构搭建。共享文件夹内的成员可根据需求自主访问并获取所需要的资料。当一份文件需要快速传递给相关人员时,可使用外链或二维码进行文件分享方式,大文件轻松秒传。如果文件被修改,共享文件的各方通过云端实时同步,能够及时获取最新的文件版本,保持各方信息的及时同步,防止各方数据不一致的情况发生。
6高效协作
支持各个分部和个人间的文件分发和共享,支持文件多人同时在线编辑和协同,大幅降低团队沟通成本。
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